Die bei dem Dokumentensender zum Einsatz kommende Software wird als INEX-D-Client bezeichnet. Die Datenerfassung kann auf unterschiedliche Arten erfolgen:

• mit Hilfe des intelligenten Druckertreibers
• oder mittels der Direkteingabe.

Bei Verwendung des Druckertreibers bedient sich der Anwender seines herkömmlichen Anwendungsprogramms zur Dokumentenerstellung. Statt eines Papierdruckers wird der INEX-D-Client als Druckziel ausgewählt. Bei der Direkteingabe erfolgt die Datenerfassung auf Basis einer Eingabemaske. Es werden dann jeweils automatisch zwei Formate erstellt:

• ein Sichtformat (PDF) und
• ein Datensatz für die automatisierte Weiterverarbeitung.

Beiden Formen der Datenerfassung liegt ein Template zugrunde, das die Informationswünsche des Dokumentenempfängers repräsentiert. Letzterer kann unter anderem festlegen, welche Daten geliefert werden müssen bzw. können.